Office asistent/ka pre Trenčín 2026

Náš tím hľadá skúseného a zorganizovaného človeka, ktorý nám v kancelárii pomôže s jej chodom, administratívou či starostlivosťou o návštevy.

Čo vás čaká v tíme Trenčín 2026?

Byť priamo pri tom, ako sa pripravuje Európske hlavné mesto kultúry, je jedinečná a historická príležitosť. Trenčín je len druhé mesto na Slovensku, ktoré ponesie tento titul. V nasledujúce roky sa budeme veľa vzdelávať a tiež máme možnosť cestovať a spoznávať aj iné Európske hlavné mestá kultúry, kde zbierame inšpirácie pre Trenčín 2026. Môžete s nami pracovať, aj keď nie ste z Trenčína alebo okolia. Veľmi radi a často využívame prácu z domu a porady organizujeme hybridne.

Kreatívny inštitút Trenčín zodpovedná za implementáciu titulu Európskeho hlavného mesta kultúry Trenčín 2026. V spolupráci s aktérmi zo súkromného, verejného a tretieho sektora sa zameriava na rozvoj kultúry a kreatívneho priemyslu v meste Trenčín, v Trenčianskom regióne a v Európe, pričom napĺňa ciele projektu Trenčín 2026.

Skúsenosti a schopnosti

- skúsenosť ako asistent/ka
- výborná organizovanosť, dôraz na detail
- výborné komunikačné schopnosti a schopnosť komunikačnej diplomacie
- iniciatíva, proaktívnosť a samostatnosť
- schopnosť pracovať so senzitívnymi informáciami
- pracovná skúsenosť alebo vzťah ku kultúrnemu odvetviu výhodou
- vodičský preukaz typu B

- komunikácia v anglickom jazyku (úroveň B2)

Vaše úlohy budú okrem iného zahŕňať

- zabezpečovanie administratívnej agendy
- starostlivosť o chod kancelárie
- evidovanie korešpondencie, zabezpečenie obehu spisov, dokladov, tlače
- zabezpečenie vedenia registratúry v súlade so zákonom NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
- komplexné zabezpečovanie styku so Slovenskou poštou a.s., spracovanie pošty (prijímanie, odosielanie a evidencia zásielok)
- vedenie evidencie odbornej literatúry a časopisov
- vedenie centrálnej evidencie všetkých zmlúv a dohôd uzatváraných KIT a zabezpečovanie ich zverejňovania v Centrálnom registri zmlúv
- vykonávanie činností administratívneho charakteru spojených s evidenciou a uschovávaním originálov zmlúv, dohôd a vnútorných predpisov,
- poskytovanie základných informácií týkajúcich sa vedenej evidencie dokumentácie
- ďalšie činnosti podľa pokynov priameho nadriadeného a finančnej manažérky
- v spolupráci s asistentkou riaditeľky organizačné zabezpečovanie porád/rokovaní užšieho/širšieho vedenia, vypracovávanie zápisov z týchto porád/rokovaní a ich distribúcia príslušným zamestnancom
- zabezpečovanie mimoriadnych operatívnych úloh súvisiacich s chodom kancelárie
- zabezpečenie kancelárskych potrieb, občerstvenia, dennej tlače
- starostlivosť o návštevy (vítanie, usadenie, občerstvenie)
- vedenie evidencie úradných pečiatok

Základná zložka platu

1100 € brutto mesačne
Plný úväzok

Nástup

Nástup od júna 2023 / podľa dohody

Žiadosť uchádzača/čky musí obsahovať

Profesijný životopis v anglickom alebo slovenskom jazyku vo formáte PDF

Motivačný list v anglickom alebo slovenskom jazyku maximálne na 1 stranu A4 vo formáte PDF
Súhlas so spracovaním osobných údajov, ak si uchádzač/ka želá byť zaradený/á do databázy pre účely potenciálneho neskoršieho oslovenia s pracovnou ponukou

Vaše životopisy zasielajte do 15. 5. 2023 na email anna.bumbalova@trencin2026.eu a do predmetu mailu napíšte názov pozície. Budeme kontaktovať len uchádzačov/čky, ktorí/é spĺňajú naše požiadavky. Nepredloženie niektorého z požadovaných dokladov a príloh môže byť dôvodom na vyradenie uchádzača/čky z výberového konania.

Ochrana osobných údajov: Informačná povinnosť podľa článku 13 a 14 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) je zverejnená na webovej stránke www.trencin2026.eu